Administradores deben ser acordados por la comunidad en un encuentro especialmente llamado Gran Círculo.
Cada steward se compromete a seguir ayudando durante al menos seis meses – más generalmente un año – hasta el próximo Gran Círculo.
Será habitual que los stewards hayan tenido alguna experiencia previa como voluntario o organizador/facilitador de la reunión.
Algunos administradores necesitarán que sus nombres se muestren como oficiales de la Asociación para cumplir con la ley portuguesa.